Häufige Arbeitsunterbrechungen und ineffektive Meetings kosten deutsche Unternehmen 114 Milliarden Euro pro Jahr

Ergebnisse der ersten wissenschaftlich begleiteten Tagebuch-Studie des Think TankNext Work Innovation (NWI) – ein multidisziplinärer ThinkTank ausBerlin, der zur Neuen Arbeit im digitalen Zeitalter berät, coacht und forscht – könnten die starren, unnötig stressigen undgesundheitsschädlichen Arbeitszeitmodelle in Deutschland in Bewegung bringen.

Durchschnittlich alle vier Minuten und insgesamt drei volle Arbeitstage im Monat werden Wissensarbeiter:innen bei ihrer Tätigkeit unterbrochen. Die Haupt-Ursachen: vor allem E-Mails, überdies unwichtige Telefonate oder Messenger-Dienste. 2-mal pro Stunde versuchen Vollzeit-Beschäftigte hohe Konzentration beanspruchende Aufgaben parallel zu bearbeiten. Mit geringem Erfolg: Der ständige Aufgabenwechsel durch Multitasking erhöht die Fehlerquote um bis zu 18 %. Da das Gehirn nach jeder Störung Re-Fokussierungszeit braucht, verlängert sich die Bearbeitungszeit um mindesten 15 %. Mit den explosionsartig gestiegenen, aber oft überflüssigen Online-Meetings ist seit dem Corona-Ausbruch ein weiterer Faktor hinzugekommen, der Produktivität und Gesundheit schadet. Wissens- und hochqualifizierte Sachbearbeiter verbringen bei einer 40-Stunden-Woche allein 1,5 Tage in Meetings. 35 % dieser persönlichen oder virtuellen Mitarbeitertreffen könnten nach Ansichten der Befragten entfallen. Fazit der ersten Untersuchung auf Grundlage regelmäßiger Arbeitsprotokolle von 637 Beschäftigten aus 25 Unternehmen sowie zwölf Branchen (Befragungszeitraum: Dezember 2021 – Februar 2022) und wissenschaftlich begleitet: Durch die genannten Arbeitsunterbrechungen bzw. -einschränkungen entstehen für deutsche Unternehmen jährliche Mehrkosten von 114 Milliarden Euro. „Damit liegt uns zum allerersten Mal eine valide und repräsentative Datenbasis über daswichtige Thema Fragmentierung im Arbeitsalltag vor“, so die Studienleiterin und Wirtschaftspsychologin Vera Starker. Sie hofft, dass die Ergebnisse zu einem Umdenken und Veränderungen in der deutschen Arbeitswelt führen: „Bis heute sind immer noch vieleüberzeugt, dass mehr Work-Life-Balance oder Homeoffice, mehr Entspannungsübungen oderTischkicker zu einer besseren Performance führen. Jetzt wissen wir: Viel Produktivitätverschwindet in einem schwarzen Loch.“ Mit relativ einfachen Maßnahmen gegen diese Stör- und Stressfaktoren ließen sich nicht nur die Überstunden abbauen, sondern es könne auch mittelfristig die 4-Tage-Woche flächendeckend eingeführt und gegenfinanziert werden. Dies, so Starker weiter, wäre ein echter Return on Invest der Digitalisierung in der Dienstleistungs- und Wissensarbeit.

Digitalisierung von Wissensarbeit nicht verteufeln, sondern anders organisieren

Weitere Resultate der Studie:

• Je höher der Digitalisierungsgrad in einem Unternehmen, desto größer die Fragmentierung und das Multitasking.
• Führungskräfte haben einen noch stärker durch Unterbrechungen und Meetings zersplitterten Arbeitsalltag zu bewältigen und sind stressgeplagter als ihre Mitarbeiter.

Ob ich als Arbeitsrechtlerin, Wirtschaftspsychologin oder Organisationsberaterin auf dieseDaten schaue – klar ist, dass wir Wissensarbeit im digitalen Zeitalter neu denken und andersorganisieren müssen“, sagt Vera Starker. „Wir sehen in der Studie zwar, dassTeam-Identifikation und ein positives Mindset das allgemeine Stresserleben lindern. Siekönnen den Stress aber nicht kompensieren, der aus Fragmentierung und Multitaskingresultiert.“ Um Abhilfe zu schaffen, sollten die Unternehmen laut Studie bei der eigenen Arbeitsstruktur und Arbeitskultur ansetzen. Die Autoren empfehlen unter anderem, konzentrierte Einzelarbeit in Form von täglicher Fokuszeit zu implementieren. Außerdem sollten digitale Arbeitsmittel reduzierter und zielgerichteter verwendet, eine grundsätzliche Meeting-Inventur eingeführt sowie Smartphone und Wertschöpfungsprozesse entkoppelt werden.


Über die Studie
An der Tagebuchstudie „Kosten von Arbeitsunterbrechungen für deutsche Unternehmen. Auswirkungen von Fragmentierung auf Produktivität und Stressentwicklung“ haben zwischen Dezember 2021 und Februar 2022 637 Beschäftigte aus 25 Unternehmen in 12 Branchen mit Schwerpunkt Wissensarbeit teilgenommen. Die Befragung wurde von der Next Work Innovation UG mittels eines Onlinefragebogens und einer webbasierten Tagebuch-App durchgeführt. Die Auswertung erfolgte durch Dr. Katharina Roos und Dr. Eva M. Bracht (Netzwert Partner GmbH). Die Aussagen der Teilnehmenden zu Fragmentierung, Multitasking und Meetings wurden durch Dr. Dirk Graudenz und Dr. Robert Coppik mit statistischen Gehaltsdaten verknüpft, um die Kosten für deutsche Unternehmen zu ermitteln. Den wissenschaftlichen Beirat bilden der Sozialpsychologe Prof. Dr. Rolf van Dick (Goethe-Universität Frankfurt a.M.) und Prof. Dr. Volker Busch, Facharzt für Neurologie und Psychiatrie und Leiter der neurowissenschaftlichen Arbeitsgruppe zu Stress, Schmerz und Emotionen (Universitätsklinik Regensburg). Nicht einberechnet wurden die möglichen Stressfolgekosten der Arbeitsunterbrechungen. Laut Schätzungen der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin betragen sie jährlich 36,1 Mrd. Euro – das entsprach vor drei Jahren 1,1 Prozent des Bruttonationaleinkommens.

Die vollständige Studie finden Sie hier.