Interview mit Kai Haake | Rechtsanwalt und Geschäftsführer des Bundesverbandes Deutscher Unternehmensberater BDU
Herr Haake, welche Rolle spielt die Datenschutzgrundverordnung in der Personalberatung?
Haake: „Eine große. Allerdings nicht im Sinne von massenhaften Verfahren oder Beschwerden, wie vor drei Jahren befürchtet. Das liegt, jedenfalls mit Blick auf unsere Mitgliedsunternehmen daran, dass die Vorteile einer guten Compliance im Bereich Beschäftigtendatenschutz schon vor Inkrafttreten der Verordnung erkannt und gelebt wurden. Mit dem Ziel: Saubere Prozesse führen zu einer höheren Glaubwürdigkeit einer Company. Und wir beobachten seit längerem, dass Compliance-Themen in der Consultingbranche eine entscheidende Rolle spielen.“
Was bedeutet das konkret für die Speicherung von Bewerberdaten?
Haake: „Früher wurde bei Bewerbungen, etwa auf Stellenanzeigen, einfach unterstellt, die Bewerbenden wären mit der Speicherung auf ewig in den Datenbanken einverstanden. Das hat sich massiv geändert. Zum einen ist es jetzt absoluter Standard, eine freiwillige und transparente Einwilligung zur dauerhaften Speicherung von Daten einzuholen. Und „dauerhaft“ heißt ja nicht „für immer“. Für suchende Unternehmen selber gibt es eine Höchstdauer von einem Jahr. Bei Headhuntern hängt es etwas vom Einzelfall der Beratung und deren Segment ab, weil etwa die Häufigkeit von offenen Positionen, deren Hierarchielevel oder auch Spezialisierung auf Nischenfunktionen eine Rolle spielen. Aber wir gehen davon aus, dass Bewerber ein legitimes Interesse haben, mehrere Jahre in einer Datenbank einer Personalberatung gespeichert zu bleiben. Immerhin eröffnen sich so Karrierechance für weitere interessante Jobangebote, bei denen das Bewerberprofil passen würde.“
Worauf gilt es beim Thema Auskunftsrecht zu achten?
Haake: „Unabhängig von der rechtlichen Bewertung empfehlen wir jeder Personalberatung, Kandidaten ein offenes Feedback zu geben. Sowohl im einen Auskunftsanspruch eines Kandidaten in Bezug auf seine personenbezogenen Daten vor. Es ist allerdings gerichtlich noch umstritten, wie weit dieser Anspruch reicht. So können Dritte ein Interesse daran haben, dass beispielsweise ihr Name nicht bei bestimmten Vorgängen genannt wird (so Däubler, DSGVO, § 15 Rn. 30). Auch Geschäftsgeheimnisse einer Personalberatung fallen hierunter (so ausdrücklich Plath, DSGVO, Art. 15, Rn. 20). Der Anspruch soll sicherstellen, dass der Betroffene Umfang und Inhalt der gespeicherten personenbezogenen Daten beurteilen kann. Von der Auskunftspflicht erfasst sind daher Daten wie Namen oder Geburtsdatum genauso wie jegliche Merkmale, die eine Identifizierbarkeit einer Person ermöglichen können, z.B. Gesundheitsdaten. Ausgeklammert sind nach unserer Meinung interne Vorgänge der Beratung, wie Vermerke, Schriftverkehr, der dem Betroffenen bereits bekannt ist, rechtliche Bewertungen oder Analysen.“
Welche Rolle hat eine Personalberatung im Bezug zum Kunden. Ist sie rechtlich gesehen verlängerte Werkbank?
Haake: „Nein. Denn eine Personalberatung begegnet ihrem Kunden auf gleicher Augenhöhe, führt in der Regel eine umfangreiche HR-Beratung durch und ist insofern nicht auf die Rolle des reinen Personalbeschaffers begrenzt. Die Personalberatung verarbeitet keine Daten auf Weisung, unter Kontrolle oder für Zwecke des Auftraggebers, sie ist daher keine sog. Auftragsverarbeiterin. So sieht es ausdrücklich beispielsweise auch das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht. Die beteiligten Unternehmen müssen ihre (beabsichtigte) Verarbeitung der personenbezogenen Daten daher auch immer eigenständig auf ihre Rechtmäßigkeit überprüfen.“